Google Docs inzetten voor je vereniging

Als voorzitter van Badmintonclub Zundert heb ik te maken met allerlei adminstraties. Een ledenlijst, een begroting, een kasboek, etc. Gelukkig zitten er in enthousiaste en kundige mensen in het bestuur die er voor zorgen dat al deze adminstraties bijgewerkt zijn.

Voorheen werden er Excel-bestanden over en weer gestuurd, en al snel ontstond het probleem dat er diverse versies in omloop waren en het onduidelijk was, wie nou wat had geadministreerd en welke versie actueel is. Dan kun je twee dingen doen, het proces aanpassen zodat het minder foutgevoelig is of een betere oplossing zoeken!

Als IT'er weet je een beetje wat er aan software beschikbaar is, en al snel kwam ik tot de conclusie dat je met Google Docs (ook wel Google Documenten genoemd) een hoop kan vereenvoudigen!

Google Docs is een online platform waarop je documenten kan maken, het lijkt heel erg op een simpele online versie van Microsoft Office. Doordat het online is, heb je een aantal voordelen:

• Eenvoudig delen met anderen
• Documenten zijn overal bereikbaar
• Nooit meer documenten kwijt door een gecrashte computer
  

Meerder mensen kunnen dus een document (bv. een spreadsheet) bewerken, en je kunt zelfs instellen dat je een notificatie wilt ontvangen op het moment dat iemand een document heeft bewerkt. Daarnaast kun je ook andere bestanden via Google Documenten delen (bv. PDFjes en plaatjes).

Ledenadministratie Google Docs

Op dit moment houden wij als bestuur de ledenadministratie voor Badmintonclub Zundert bij in Google Docs. Dit is een eenvoudige spreadsheet met daarop de namen en andere relevante gegevens van leden. Zodra er een aan- of afmelding plaatsvindt registreert de secretaris dit in het spreadsheet. De penningmeester ontvangt hiervan een notificatie en kan eventueel actie ondernemen. Bijvoorbeeld om een factuur voor de contributie te sturen.

In de notificatie die hij ontvangt zit een link zodat hij direct kan zien wat er precies gewijzigd is in de ledenadministratie. Dat ziet er zo uit:


Aan de hand van kleuren wordt er duidelijk gemaakt wat er gewijzigd is door de vorige bewerker.

Financiële administratie vereniging in Google Docs

De ledenadministratie was een simpel voorbeeld. Complexer is de financiële administratie. Hiervoor heb ik een spreadsheet gemaakt die bestaat uit meerdere stukken waaronder het kasboek, de begroting en de winst/verlies-rekening.

Om dit voor elkaar te krijgen ben ik begonnen met 3 werkbladen. Een werkblad met de begroting, een werkblad voor de inkomsten en een werkblad voor de uitgaven. Bij het inboeken van kosten kun je een post selecteren die rechtstreeks uit de begroting wordt gehaald, en dat is handig:


Dit geeft namelijk als voordeel dat ik automatisch in de begroting kan laten zien hoeveel kosten we op deze post hebben geboekt en of we op dit punt de begroting al overschrijden.

Door het inboeken van alle inkomsten en uitgaven is het maken van een winst/verlies-rekening ook kinderspel geworden. Dit gaat helemaal automatisch (althans, zo heb ik het gemaakt :) )



Erg handig dus! Het heeft me overigens wel wat uurtjes gekost voordat ik in Google Docs het voor elkaar had. Het is in essentie hetzelfde als Microsoft Excel maar omdat de details anders zijn is het soms toch zoeken. Indien je interesse hebt in een blanco administratie die je kunt gebruiken voor je eigen vereniging kun je mij altijd mailen.

Digitaal Archief Vereniging Google Docs

De volgende stap is dat we als bestuur alle documenten gaan inscannen en opslaan in Google Docs, zodat iedereen uit het bestuur (en evt. leden) inzage hebben in alle relevante stukken. Via Google Docs heb je beschikking over een archief met de grootte van 1 gigabyte. Zet je de documenten om naar Google Docs-bestandsformaten dan nemen ze geen ruimte in.

Naast het voordeel dat iedereen de documenten in kan zien, geeft het ook als voordeel dat je vanuit de financiële administratie kunt linken naar bijvoorbeeld facturen. Dat maakt de kascontrole een stuk eenvoudiger!



Ik zou zeggen, probeer het eens uit. Het is gratis en je hebt alleen een Google Account nodig. Als ieder bestuurslid ook een Google Account aanmaakt (veel mensen hebben dit al) kun je ze uitnodigen om documenten te delen. Je kunt ook per bestuurslid aangeven of hij mag bewerken of alleen mag lezen.